Le modèle de business « Espaces Flexibles » développé par la Fondation Ellen MacArthur vise à récupérer la valeur de l’espace disponible dans les bâtiments. Selon une étude de CoreNet Global de 2012, il existe en moyenne une marge de 40 à 50 % d’espace inutilisé dans les bureaux des entreprises. De même, le British Council a publié une étude similaire en 2018, révélant qu’il y avait un surplus de 50 à 60 % d’espaces de bureaux inutilisés à Londres.
Ces chiffres sont vraiment surprenants, surtout si l’on considère la croissance du travail en commun dans quelques années. En fait, selon les données rapportées par statista.com, pendant la période où le British Council a mené son étude, il y avait environ 1 690 000 personnes dans le monde entier qui utilisaient ce modèle de co-travail. La croissance de ce modèle est évidente si l’on considère qu’au début de la décennie 2010-2020, 21 000 personnes dans le monde travaillaient ensemble dans un espace partagé. Par conséquent, l’exploitation des espaces de bâtiments existants et sous-utilisés pour une utilisation à court terme semble être une solution logique et économique.
La digitalisation permet aux entreprises qui partagent l’espace de prospérer. Le projet « Espaces Flexibles » implique l’utilisation de plateformes en ligne qui répertorient toutes les places disponibles dans un bâtiment. Cela permet à tous les employés d’accéder facilement à la disponibilité des locaux en temps réel. L’utilité des processus digitaux favorise la mise en place d’un système circulaire, qui s’ajoute à ce qui peut être bénéfique sur le lieu de travail.
Que prévoit le modèle de business « Epaces Flexibles »?
Le modèle de business des espaces flexibles consiste à réorganiser un bâtiment pour tirer parti d’un espace sous-utilisé et disponible, autrement laissé vide. Le projet implique tous les acteurs normalement impliqués dans le processus immobilier. Selon le rapport From principles to practices: realising the value of Circular Economy in real estate il existe souvent trois scénarios. Il s’agit notamment de:
- Scénario 1. Le bailleur propose un bail au locataire principal, qui lui permet d’annoncer l’espace inutilisé. Dans ce scénario, le propriétaire garde le contrôle de la recherche de locataires supplémentaires.
- Scénario 2. Le locataire-clé signe un contrat de bail avec des clauses qui lui permettent de maximiser l’utilisation de l’espace disponible. Dans ce scénario, le locataire dirige la recherche d’occupants supplémentaires. Il garde aussi le contrôle sur les personnes qui ont accès à l’espace.
- Scénario 3. Un opérateur externe entre en jeu dans ce scénario. Il s’agit en d’autres termes d’un opérateur tiers de plateforme de partage d’espace, qui gère le modèle de business sur un portefeuille d’espaces sous-utilisés. Cette opérateur conduit à trouver de nouveaux locataires. Ils ont accès à l’espace tout en travaillant en collaboration avec le locataire-clé et/ou le propriétaire.
Dans chacun de ces scénarios, il y aura une opportunité de profit qui augmentera les revenus supplémentaires générés:
The additional revenue generated (the upside) could be shared between the landlord and tenant by changing the fixed rent price or through a pain / gain share mechanism.
(Ellen MacArthur Foundation-Arup. From Principles To Practices: Realising The Value Of Circular Economy In Real Estate)
Quelle est la relation entre l’Économie Circulaire et les espaces flexibles?
Pour comprendre la relation entre le modèle économique des Espaces Flexibles et l’Économie Circulaire, il est nécessaire de se rappeler le concept central de cette théorie. Il s’agit d’un modèle de production et de consommation qui implique le partage, le prêt, la réutilisation, la réparation, le reconditionnement et le recyclage des matériaux et produits existants. D’ici, le lien est évident.
En effet, en utilisant plus intelligemment le potentiel des espaces existants, on évite de devoir en construire de nouveaux. Ce modèle permet l’accès à des zones bien conçues pour tous ceux qui souhaitent les utiliser pendant une courte période. La flexibilité du bâtiment consiste également à permettre toute autre utilisation qui ne peut être prise en compte par sa classe de conception.
L’application du modèle
Tous ceux qui participent au processus de construction doivent contribuer au succès du modèle. Les premières démarches nécessaires doivent venir des organisations individuelles. Par exemple, les baux commerciaux doivent être modifiés pour tenir compte de l’espace sous-utilisé. Quel que soit le modèle de contrat, le bailleur doit reconsidérer la manière dont les frais d’entretien sont facturés. Les compagnies d’assurance devront donc adapter leurs contrats aux risques supplémentaires découlant de l’utilisation accrue et diversifiée du bâtiment.
Cette adaptation concerne également les ingénieurs et les architectes, qui devront de plus en plus encourager le développement de projets en faveur de la flexibilité. Leur contribution concerne avant tout:
- Conception d’un plan ouvert
- Solutions flexibles pour l’intérieur
- Composants et capteurs intelligents
- Services de conception à usages multiples
- Mise en place de systèmes d’aide à la gestion
- Conception de la sécurité
Espaces Flexibles à Milan
Pour démontrer la faisabilité de ce modèle, la Fondation Ellen MacArthur&Arup a mis en place ce système en utilisant un immeuble de bureaux à Milan. Les locataires, en accord avec le bailleur, ont décidé d’agrandir les bureaux en prévoyant une augmentation du personnel au cours des 12 prochaines années du contrat. En raison de l’agrandissement, les espaces à inscrire sur la plate-forme étaient nombreux.
En appliquant un modèle commercial flexible, il est possible de créer des flux de revenus supplémentaires. Celles-ci proviennent de la location de bureaux disponibles pendant les heures de travail principales, ainsi que d’espaces ouverts et de salles de réunion non utilisés pour diverses activités (cours de fitness, ou réunions d’entreprise en dehors des heures de travail).
En particulier, selon le rapport, l’exemple de Milan est pertinent pour les revenus supplémentaires:
By applying the Flexible Spaces model to the testbed project, the additional net earned income equates to an NPC saving of 18% over the remaining 12-year lease term (circular base case) compared to the linear model.
(Ellen MacArthur Foundation-Arup. From Principles To Practices: Realising The Value Of Circular Economy In Real Estate)
Deux scénarios
Pour comparer les performances financières de l’utilisation de l’espace avec celles de la base circulaire, la Fondation Ellen MacArthur&Arup a examiné des scénarios optimistes et pessimistes. Le premier scénario prévoit une augmentation de la collaboration de 75% à 90%. Dans le même but, le second scénario prévoit une absorption de 50 %. Parallèlement, il prévoit une réduction des activités hors des heures de travail. Trois autres scénarios, pour lesquels il n’y a pas de changement, concernent l’utilisation de l’espace:
- des cours de fitness
- des cours de soirée
- réunions ou événements d’entreprise
La performance financière du projet est basée sur le coût net actuel (CNP). Il s’agit de la somme de la valeur actuelle de tous les coûts sur la période d’évaluation. Les épargnes qui pourraient être obtenues pendant la durée du bail sont de 7% pour le scénario pessimiste. De même, ils sont de 23% pour le scénario optimiste. Par conséquent, même dans un scénario pessimiste, il est possible de réaliser des économies. Par conséquent, si l’on compare cette situation avec le modèle linéaire, qui n’inclut aucune épargne, le résultat est intéressant.
3E à titre d’exemple
Le projet 3E est un autre exemple de la possibilité de construire des bâtiments flexibles et de maximiser la réutilisation des matériaux et des produits. Une société de conseil pour le développement des énergies renouvelables a participé à un projet de construction en Belgique. Outre l’extension de la surface du bâtiment, il s’agissait principalement de la construction d’un parking de 500 places. D’autres projets circonstanciels concernaient la création de plusieurs bureaux, d’une zone commerciale au rez-de-chaussée et d’espaces semi-publics supplémentaires. Là encore, la flexibilité était le point de départ.
L’objectif était de concevoir l’ensemble du bâtiment pour anticiper les futures divisions modales, avec l’utilisation de moins de voitures. C’est pourquoi il a été décidé d’ajouter des solutions « box-in-box » à la structure existante. En outre, le projet était basé sur le partage des aires de stationnement pour les voitures et les motos et, comme dans le rapport de la Fondation Ellen MacArthur&Arup, plusieurs espaces au dernier étage du bâtiment ont été utilisés pour la collaboration. Ainsi, 3E a mené à bien le travail de réduction des espaces de réunion sous-utilisés
Quels bâtiments pour le modèle de business Espaces Flexibles?
L’analyse de ces études permet d’identifier la mise en œuvre du modèle des espaces flexibles. C’est un type de projet adaptable à tous les bâtiments et lieux de travail qui peuvent fournir leurs espaces hors des heures de travail traditionnelles. Il s’agit de bureaux, de magasins, de bâtiments de loisirs, ainsi que de zones temporairement inutilisées.
En conclusion, les avantages de la flexibilité de l’espace sont absolument conformes aux besoins actuels en matière d’immobilier. Cela permet de faire profiter tout le monde d’espaces de travail autrement vides et sous-utilisés. De plus, la conception d’espaces favorisant le travail en commun est un énorme avantage pour ceux qui les utilisent. Le fait d’avoir des bureaux à partager, ou des zones pour plusieurs entreprises, encourage les échanges d’idées, des opinions entre différents secteurs, et la connexion entre plusieurs industries.